Päivitetty 9.4.2021
Tämän artikkelin esimerkkitaulukot vistaul.xlsx
Huomautus: Jos oman organisaatiosi raportointiohje on ristiriidassa tämän artikkelin suositusten kanssa, niin noudata oman organisaatiosi raportointiohjetta.
Numerot pääosassa
Jos tarkoitat taulukon muiden luettavaksi, niin taulukon ulkoasu kannattaa viimeistellä harkiten.
Numerot ovat taulukon varsinainen sisältö. Hyvässä taulukossa numerot ovat pääosassa ja helposti luettavissa. Tasaa luvut solun oikeaan reunaan. Luettavuuden parantamiseksi myös sarakeotsikot kannattaa tasata samalla tavalla solun oikeaan reunaan. Säädä esitettävien lukujen tarkkuus lukijalle sopivaksi:
- Desimaaleja vain sen verran kuin arvelet lukijan tarvitsevan.
- Isot luvut vain sillä tarkkuudella kuin arvelet lukijan tarvitsevan. Jos esität lukuja esimerkiksi miljoonien tarkkuudella, niin voit lyhentää luvut. Tällöin tietenkin ilmoitat sarakeotsikossa tai taulukon otsikossa esitettyjen lukujen yksikön.
Tekstiä tarvitaan otsikoiksi ja selitykseksi sen verran että lukija voi ymmärtää taulukon asiayhteydestään irrotettunakin.
Järjestä ja ryhmittele taulukon tiedot mahdollisimman havainnollisesti. Käytä ryhmittelyn apuna ensisijaisesti tyhjää tilaa. Joissain tapauksissa voit käyttää hillittyä vaakaviivaa. Isojen taulukoiden luettavuutta voit parantaa asettamalla joka toisen rivin taustaväriksi esimerkiksi vaalean harmaan.
Taulukossa 1 on paljon lukuja. Luettavuuden parantamiseksi on käytetty seuraavia keinoja:
- Luvut on lyhennetty miljooniksi euroiksi.
- Lukujen luettavuutta on parannettu tuhat-erottimella (väli kolmen viimeisen numeron (satojen miljoonien) edessä.
- Otsikot on erotettu muusta tiedosto hillityillä harmailla viivoilla.
- Sarakkeiden väliin on jätetty tyhjää tilaa luettavuuden helpottamiseksi.
- Rivien luettavuutta on helpotettu joka toisen rivin vaalean harmaalla taustalla.
- Yhden rivin kohdalla on jaettu riviotsikko kahdelle riville, koska muutoin taulukko ei olisi mahtunut sivun leveyteen.
Taulukko 1. Yritysten velat, milj. euroa (Lähde: Rahoitustilinpito, Tilastokeskus 2013)
Jos haluat korostaa joitain taulukon osia, niin hillitty taustaväri tai kehys sopii hyvin tarkoitukseen. Myös fontin väriä, lihavointia tai kursivointia voi harkiten käyttää.
Taulukossa 2 lukijan huomio kiinnitetään siihen, että kahden koulutusalan kohdalla uusien opiskelijoiden lukumäärä on pudonnut selvästi.
Taulukko 2. Ammattikorkeakoulujen opiskelijat koulutusalan mukaan 2012-2013 (Lähde: Ammattikorkeakoulutus, Tilastokeskus 2013)
Lähde näkyviin
Jos tieto on peräisin muualta kuin itseltäsi, niin kerro tiedon lähde. Näin on menetelty taulukossa 1 ja taulukossa 2.
Muista n
Jos esität taulukossa prosentteja, niin lukijan täytyy nähdä lukumäärä (n), josta prosentit on laskettu. Jos esität taulukossa keskiarvoja tai muita tunnuslukuja, niin lukijan täytyy nähdä niiden arvojen lukumäärä (n), joiden pohjalta tunnusluku on laskettu.
Taulukossa 3 n nähdään taulukon viimeiseltä riviltä (Vastauksia).
Taulukko 3. Kanta väittämään ’Taustamusiikiksi sopii jazz’ asiakkuuden potentiaalisuuden mukaan
Järjestä
Jos taulukossa esitettävillä asioilla ei ole luontaista järjestystä, niin järjestä numerotiedon mukaiseen järjestykseen (lukumäärän, prosentin, keskiarvon jne. mukaan). Taulukko 4 on järjestetty tyytyväisyyskeskiarvojen mukaiseen järjestykseen.
Taulukko 4. Tyytyväisyyskeskiarvoja, asteikko 1-5 (1=erittäin tyytymätön, 5=erittäin tyytyväinen)
Aiemmin esitetyn taulukon 2 järjestys voi näyttää mielivaltaiselta. Se ei kuitenkaan ole mielivaltainen, vaan on peräisin Opetushallinnon koulutusluokituksesta.
Fontti
Jos taulukko on raportin osana, niin fontin ei tarvitse välttämättä olla sama kuin raportin tekstin fontti. Tärkeintä on, että taulukosta toiseen käytetään samaa fonttia.
Taulukon fonttikoko voi olla sama tai hieman pienempi kuin raportin tekstin fonttikoko. Ison taulukon voi esittää muita taulukoita pienemmällä fontilla, mutta tämä ei ole suotavaa.
Liian iso taulukko
Jos taulukko ei mahdu sivulle, niin mieti
- onko kaikki taulukossa esitettävä välttämätöntä vai voitko karsia jotain pois
- voitko pilkkoa taulukon useammaksi pienemmäksi taulukoksi
- jos kyseessä on aikasarja, niin voitko esittää sen taulukon sijasta viivakaaviona.
Leveyssuunnassa liian ison taulukon voit sijoittaa sivulle pienennettynä. Tämä ei näytä kovin hyvältä ja on vaikeasti luettava erityisesti heikkonäköiselle.
Taulukko 5. Kanta väittämään ’Taustamusiikiksi sopii jazz’ asiakkuuden potentiaalisuuden ja sukupuolen mukaan (taulukko on liian leveä ja sitä on pienennetty)
Joissain tapauksissa leveän taulukon voi luontevasti kaventaa sijoittamalla taulukon osia allekkain. Taulukon 5 sisältö voidaankin esittää taulukkona 6 ilman pienentämistä.
Taulukko 6. Kanta väittämään ’Taustamusiikiksi sopii jazz’ asiakkuuden potentiaalisuuden ja sukupuolen mukaan (parempi esitystapa kuin taulukko 5)
Taulukko vai graafinen esittäminen?
Valitse esitystapa tarkoituksen ja lukijan mukaan.
Taulukon etuja ovat ainakin seuraavat:
- Hyvin laadittu taulukko esittää numerotiedon tarkasti ja täsmällisesti ja täyttää vaativankin lukijan tiedon tarpeen.
- Samassa taulukossa voidaan esittää sekä lukumääriä että prosentteja.
- Samassa taulukossa voidaan esittää useita tunnuslukuja, esimerkiksi keskiarvo, keskihajonta, n-arvo jne.
Graafisen esittämisen etuja ovat ainakin seuraavat:
- Hyvin laadittu kaavio voi antaa yhdellä silmäyksellä havainnollisen yhteenvedon tarkasteltavasta asiasta.
- Numeroihin tottumaton lukija vertailee pylväiden pituuksia helpommin kuin numeroita.
- Ajallista kehitystä on helpompi seurata viivakaaviosta kuin numerotaulukosta.
Usein kysyttyä
Kysymys: Eikö taulukko kannattaisi viivoittaa vaaka- ja pystyviivoin, jotta taulukon tiedot erottuisivat paremmin toisistaan?
Vastaus: Vertaa seuraavia taulukoita:
Viivoitetussa taulukossa katse kiinnittyy helposti viivoitukseen eikä taulukon pääosassa oleviin lukuihin.
Tämän artikkelin esimerkkitaulukot vistaul.xlsx
Akin menetelmäblogi 